Die Vorteile auf einen Blick

• Schnellere Durchlaufzeiten.

• Bessere Termintreue.

• Erhöhung des Bearbeitungsvolumens bei gleichem Personalstand.

• Entlastung der Mitarbeiter von zeitraubenden Nachforschungen und Kontrolltätigkeiten.

• Optimale Lastenverteilung unter Mitarbeitern.

• Kontrolle über unerledigte Aufgaben.

• Qualitätssteigerung bei der Vorgangsbearbeitung.

Sind die  Fakturen der letzten Woche schon abgelegt? Mit welcher Rechnung wurde die fehlerhafte Charge geliefert? In welchem Akt habe ich nur das Meetingprotokoll gespeichert?
Hat jemand die Eingangsrechnungen aus dem Projektakt genommen? 

Fragen wie diese werden Tag für Tag gestellt und leiten einen teuren und unproduktiven Rechercheprozess ein. Umständliche, teure und zeitaufwendige Prozeduren, die trotz modernster Bürotechnik den Alltag prägen.

Doch Ihr Unternehmen lebt vom Verkauf hochwertiger Produkte und Dienstleistungen. 
Die notwendige Administration rund um Ihr Kerngeschäft wirft zwar selbst keine Gewinne ab,
sie ist jedoch zwingend notwendig. In Zeiten stagnierender Märkte zielen alle Anstrengungen darauf ab, Betriebskosten zu reduzieren. Oder noch besser: Verwaltungsabteilungen in
Profitcenter umzuformen, die zum Wachstum Ihrer Organisation beitragen.

Was in der industriellen Fertigung längst etabliert ist, nämlich durch Prozessdesign Arbeitsabläufe zu optimieren und gleichzeitig Kosten zu senken um insgesamt Gewinne zu erhöhen, findet jetzt auch Einzug in den Büros.

Überflüssige Wege vermeiden und Informationen griffbereit halten.
Mehr Leistung in der selben Zeit.

Da die Sachbearbeitung mit Dokumenten und Informationen arbeitet, benötigen Sie elektronische Vorratsbehälter (Archive) die in der Lage sind, ALLE benötigten Dokumente in logischen Akten bereitzustellen. Aus diesen elektronischen Archiven zieht der Sachbearbeiter direkt an seinem Arbeitsplatz die benötigten Einzelteile (Dokumente) zur Erledigung von Aufgaben.

Papiergebundene Dokumente (die mittels Scanner digitalisiert werden) oder elektronisch hergestellte Dokumente (E-Mail, MS-Office, Pläne, Lieferscheine, Rechnungen, usw.) werden im zentral organisierten elektronischen Archiven abgelegt und dem Sachbearbeiter am Bildschirmarbeitsplatz zur Verfügung gestellt. In übersichtlichen virtuellen Akten. Durch die elektronische Ablage ergeben sich eine Reihe von Vorteilen für Ihr Unternehmen:

• ALLE Unterlagen und Dokumente stehen gesammelt am Bildschirm zur Verfügung.
  Zeitraubenden Nachforschungen in weit entfernten Archiven gehören 
  mit elektronischer Archivierung der Vergangenheit an.
  

• ALLE Dokumente werden nur einmal abgelegt.
  Unkontrollierte Dokumentenmutationen mit widersprüchlichen Aussagen 
  werden effektiv vermieden.
  

• SOFORTIGE Auskunftsfähigkeit durch tagesaktuelle automatisierte Ablage.
  Ablagestaus und unsortierte Vorablagen verursacht hohe Recherchekosten.
  

• RICHTIGE Ablage und Zuordnung von Dokumente.
  Falsch abgelegte Dokumente können meist nicht mehr gefunden werden.
  Die Reproduktion ist in der Regel zeitaufwändig und kostspielig.
  

• SCHUTZ der geschäftskritischen Dokumente vor Verlust und Manipulation.
  Immer mehr Dokumente erreichen Ihr Unternehmen in elektronischer Form 
  und müssen im Sinne des Finanz- und Handelsrechtes, revisionssicher aufbewahrt werden.
  

Ein ergonomischer Arbeitsplatz erhöht die Zufriedenheit der Mitarbeiter
und verhindert Fehler.

Ergonomisch gestaltete Softwareprodukte stellen sicher, dass benötigte Dokumente schnell gefunden und am Bildschirm angezeigt werden können. Im Idealfall ist die Archivkomponente in das bestehende ERP System eingebaut, sodass Mitarbeiter die gewohnte Softwarelösung benutzen. Lediglich neue Funktionstasten verraten, dass die bekannte Softwareanwendung jetzt auch Businessdokumente anzeigen kann.

Workflow – Optimale Performance und Qualität im Tagesgeschäft 
bedeuten zufriedene Kunden und Geschäftspartner.

Untersuchungen zur Folge ist der eigentliche Bearbeitungsaufwand eines Geschäftsfalles im Vergleich zu Transport und Liegezeit verhältnismäßig kurz. Abhilfe bieten elektronisch gestützte Workflowsysteme. Dokumente und Informationen werden nach einem bestimmten Regelwerk automatisch von Arbeitsschritt zu Arbeitsschritt geleitet woraus sich eine Reihe von Vorteilen ergeben.