|
|
|
 |
PAM DMS
Dokumentenmanagement
Die Aufgabe von PAM
DMS ist die
Zusammenführung
einzelner Dokumente
in
übersichtliche
elektronische Akten
und
deren Verwaltung
über den gesamten
Lebenszyklus. |
|
|
|
Ohne
Dokumentenmanagement
bleibt ein
elektronisches
Archiv eine
chaotische
Ansammlung einzelner
Dateien.
Virtuelle Akten und
Ablagestrukturen.
PAM DMS nutzt die
Schlagworte
archivierter
Dokumente, ergänzt
diese
mit hinterlegten
Organisationskriterien
und erzeugt
abteilungsspezifische
digitale Akten.
In der Praxis
bedeutet dies, dass
etwa eine
Eingangsrechnungen
im digitalen
Kreditorenakt und
gleichzeitig im
digitalen
Beschaffungsakt
verfügbar ist. Die
Eingangsrechnung ist
nur ein einziges Mal
im Archiv abgelegt,
kann aber von
unterschiedlichen
Abteilungen genutzt
werden.
Durch diese
Technologie ist die
Informationskonsistenz
im gesamten
Unternehmen
garantiert.
Versionierung
Das
Versionsmanagement
ist integrativer
Bestandteil von PAM
DMS. Sobald
archivierte Dokument
oder deren
Suchbegriffe
verändert werden,
generiert PAM DMS
automatisch eine
neue
Dokumentenversion,
die mit Datum,
Uhrzeit und Autor in
der Historientabelle
protokolliert wird.
Selbstverständlich
können alle
Dokumentenversionen
chronologisch
aufgerufen werden.
Eine neuerliche
Änderung ist jedoch
nur von der
letztgültige Version
ausgehend, möglich.
Retentionmanagement
Bestimmte
Dokumententypen, wie
etwa Rechnungen
müssen per Gesetzt
über einen
bestimmten Zeitraum
aufbewahrt werden.
PAM DMS verwaltet
die
Aufbewahrungsfristen
und stellt damit
sicher, dass
geschäftskritische
Dokumente nicht vor
Ablauf von Fristen
gelöscht werden
können.
|
|
|
Organisation |
|
Datenbankorientierte
(Oracle und MS SQL)
Organisation von
Informationen und
Dokumenten in
Strukturen wie
virtuelle Akten,
Verzeichnissen und
Übersichten zur
Visualisierung in
DMS Clients.
|
|
Security |
|
Integriertes
Security-Berechtigungssystem
bis auf
Sachbearbeiter und
Dokumentenebene.
|
|
Versionsmanagement |
|
Versionsmanagement
zur Kontrolle
unterschiedlicher
Stände gleicher
Information mit
Rückverfolgbarkeit
auf Autorenebene.
|
|
Retentionmanagement |
|
Automatische
Fristenverwaltung
für Dokumente und
Dokumentenklassen.
|
|
|
|
