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Archivieren von
Drucklisten
Mit ERP Systemen
gedruckte Dokumente
werden im Regelfall
mehrfach in
Papierform in
Ablagesystemen
abgeheftet. Ein
aufwändiges, teures
und fehleranfälliges
System. |
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Eine
der ersten und in
der Praxis
bewährtesten
Archivtechnologien
ist die COLD
Methode. Der Begriff
COLD steht für
Computer Output on
Laser Disk und ist
ein Verfahren zur
automatischen
Archivierung von
strukturierten
Eingangsdateien, die
aus vorgelagerten
Datenquellen (z.B.
Druckspool) stammen.
Typische
Anwendungsbereiche
sind
Fakturendruckläufe,
Lohnausweise,
Mahnläufe u.ä.. Vom
ERP System
generierte
Druckdateien werden
von cold@PAM aus
einem vorgegebenen
Verzeichnis abgeholt
und entsprechend den
Vorgaben in
Einzeldokumente
aufgetrennt und
archiviert. Dieser
Prozess kann vom
Administrator
manuell angestoßen,
oder mittels
Scheduler
automatisiert
werden.
Informationen, die
für das Wiederfinden
der Dokumente
notwendig sind,
werden von cold@PAM
aus den Daten
extrahiert und in
der Recherche
(Metadaten)
Datenbankabgelegt.
Formularbibliothek
Da cold@PAM
lediglich die Daten
und
Formatierungsattribute
archiviert, haben
wir eine
Leerformular
Bibliothek
integriert.
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Im Falle
einer
Beauskunftung
via
Bildschirm,
wird das
digitale
Leerformular
wie eine
Folie über
die Daten
gelegt um
dem
Sachbearbeiter
eine
vertraute
Sichtweise
auf
das Dokument
zu
ermöglichen.
Leerformulare
und
archivierte
Dokumente
sind über
eine interne
Formularnummer
verbunden.
Dadurch ist
ein
Vordruckwechsel
im ERP
System
problemlos
möglich. |
Die COLD
Archivierung ist
vielseitig
einsetzbar.
Mit der
universellen COLD
Technologie sind
nahezu alle Daten
und
automatisch
archivierbar. Etwa
EDI (Electronic Data
Interchange)
Dateien, die nach
dem Import in das
strategische ERP
System einer
Archivierung
zugeführt werden.
Auch umfangreiche
Datenbankbestände,
die nur aus
rechtlichen oder
qualitätspolitischen
Gründen aufbewahrt
werden müssen,
lassen sich schnell
und sicher mit
cold@PAM
archivieren.
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Archivformate |
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Nativ (Archivierung
ohne
Formatkonvertierung),
oder Archivierung
nach Konvertierung
in TIFF, PDF, PDF/A
inkl. PDF/A-Validierung.
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COLD MANAGER |
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Archivierungsbeginn
manuell oder über
Scheduler.
Lückenloser Stopp/Go
Archivprozess bei
geplanter oder
technischer
Unterbrechung.
Protokoll zu jedem
Archivlauf.
Designertool für
Overlayformulare mit
Versionsverwaltung.
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