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Microsoft Office
Dokumente
Die zentrale und
komplette Sicht auf
ALLE
geschäftskritischen
Dokumente
ist das Ziel jeder
ECM/DMS Architektur.
Deshalb müssen auch
Dateien/Dokumente,
die mit MS-Office
Applikationen (z.B.:
MS-Word) erzeugt
werden, in den
elektronischen Akt
einfließen. |
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Für die Ablage und
Recherche von MS
Office Dateien
stehen zwei Wege
offen:
Archivierung mittels
PlugIn für
MS-Office: Nach
Installation des
PlugIn am
Arbeitsplatz findet
der Anwender in
seiner MS-Office
Applikation (Word,
Excel, Powerpoint,
Outlook) eine neue
Menüfunktion um
aktuelle Dateien im
PAM HSM Archiv
abzulegen. Diese
Methode kann mit der
bekannten Funktion
‘Safe as ...’
verglichen werden.
Nach Wahl der
Menüfunktion wird
dem Sachbearbeiter
ein
Bildschirmformular
zur Verschlagwortung
angeboten. Dieses
entsprechend
ausgefüllt, führt
sofort zur Ablage im
zentralen Archiv.
Das Archivformular
wird natürlich auch
genutzt, um
archivierte Dateien
aus dem
elektronischen
Archiv auszulesen,
wobei in diesem Fall
die bereitgestellte
Datei im Archiv
für andere
Sachbearbeiter mit
einer
Bearbeitungssperre
versehen wird (CheckOut).
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Archivierung
durch Importieren in
PAM
Dokumentenmanagement:
Dateien,
die auf lokalen
Arbeitsplätzen
gespeichert sind,
lassen sich auch mit
der ‘Importfunktion’
des PAM DMS
(Anwender Front End)
archivieren. Der
Archivprozess
entspricht dabei
weitgehend
jenem von gescannten
Dokumenten. |
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