H&S implementiert E-Mail-Archivierungslösung für Planungsbüro

H&S Heilig und Schubert InformationsManagement GmbH, Schwabach, führte vor kurzem eine zukunftsweisende E-Mail-Archivierungslösung bei dem Ingenieur-Unternehmen Envi Con & Plant Engineering GmbH in Nürnberg ein. Trotz aufwendigem Projekt erfüllte H&S die strikte Vorgabe des Kunden, während der Implementierung den IT-Betrieb störungsfrei aufrechtzuerhalten. Das Projekt wurde im Auftrag der Siemens AG, Unternehmensbereich Communications, Nürnberg, durchgeführt.

Envi Con wird von Unternehmen aus Energie- und Abfallwirtschaft, Bau und von Anlagenbau-lieferanten beauftragt. Täglich versenden und empfangen mehr als 90 Ingenieure E-Mails mit Bauplänen und Konstruktionszeichnungen. Die bisherige Groupware-Lösung mit MS Outlook war mit einer bestehenden Datenmenge von rund 65 GB in PST-Files und einem monatlichen Zuwachs von sechs bis zehn GB an ihre Grenzen gestoßen. Die Folgen: instabile PST-Dateien und Störungen der kompletten IT-Infrastruktur. Zusätzlich erschwerten die unterschiedlichen IT-Applikationen und Funktionen auf einer Systemplattform eine reibungslose Datensicherung.

Das Ingenieur-Unternehmen entschied sich daher für eine Archivierungslösung, um den Speicher
für die Mail-Daten zu entlasten, zudem E-Mails einschließlich Anhänge revisionssicher und gesetzes-konform zu archivieren. Unter allen Anbietern bot H&S mit der E-Mail-Archivierungslösung exchange@PAM das beste Preis-/Leistungsverhältnis. Positiv war die Möglichkeit, die Implemen-tierung zu einem späteren Zeitpunkt mit einer File- und ECM-Lösung zu erweitern. Aus technischer Sicht überzeugten unter anderem das redundante SMTP-Gateway. Zusätzlich wirkte sich die regionale Nähe der Service-Techniker von H&S und Siemens positiv aus – während des Projekts und auch danach, da H&S seit fertig gestellter Implementierung eine Service-Hotline für Envi Con bietet.

Innerhalb von zwei Wochen wurden ca. 80 Postfächer transferiert. Das Gesamtdatenvolumen des Unternehmens belief sich auf rund 80 GB. Einzelne PST-Dateien waren bis zu 8,5 GB groß. Durch die Implementierung konnte das Datenbank-Volumen des Exchange-Servers auf etwa 10 GB minimiert werden. Das Datenvolumen im Langzeitarchiv reduzierte sich um 75% auf ca. 20 GB. Sämtliche Betriebsprozesse laufen nun deutlich verbessert.

Anwender und Administratoren wurden von H&S geschult und konnten somit die neue Lösung von Anfang an einwandfrei bedienen. H&S setzt das Projekt derzeit fort. Bis Herbst 2006 werden die
File-Archivierungslösung file@PAM für MS-File-Server und das Dokumenten-Management-System PAM-STORAGE implementiert.

Über die Einführung der E-Mail-Archivierungslösung informierte Envi Con Ende Mai 2006 erstmalig auf einer Storage-Fachkonferenz des IDG Business Verlags in Frankfurt. Das Thema fand bei den Teilnehmern große Resonanz. Es zeigte sich, dass derzeit viele Unternehmen die Wichtigkeit erkennen und planen, eine E-Mail-Archivierungslösung einzuführen.

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