H&S auf der DMS Expo – Top-Thema E-Mail-Archivierung

Seit 2002 existieren rechtliche Rahmenbedingungen für die Archivierung von E-Mails. Dennoch sind nach wie vor viele Unternehmen unzureichend auf die elektronische Steuerprüfung vorbereitet. H&S Heilig und Schubert InformationsManagement GmbH, Schwabach, setzt deshalb auf der DMS Expo 2006 in Köln auf das brisante Thema E-Mail-Archivierung.

Mit exchange@PAM und notes@PAM stehen zwei Lösungen im Mittelpunkt, mit denen E-Mails dauerhaft gesetzeskonform und revisionssicher archiviert werden. Die Lösungen richten sich an Unternehmen und Behörden, die auf Basis von MS Exchange bzw. Lotus Notes/Domino arbeiten.

Beide Lösungen arbeiten nach dem hierarchischen Speicher-Management und steuern automatisch unterschiedliche Speichermedien (HDD, SAN, Jukebox, Centera, u.a.) an, auf denen die Dokumente archiviert werden sollen. Die mehrfache Archivierung einer gleichen Datei ist ausgeschlossen.

exchange@PAM bietet flexible Archivierungsmöglichkeiten für Exchange-Mails einschließlich Anhang. Kriterien sind beispielsweise definierte Tage oder Stunden, der obere Speichergrenzwert des Postfachs, das Alter der Mails usw. Auch kennwortgeschützte PST-Files werden archiviert. Definierte Postfächer können von der Archivierung ausgeschlossen werden.

exchange@PAM zieht Mails aus dem Exchange-Server in den Archiv-Speicher und hinterlässt in Outlook einen Link. Da der Link nur zwei bis fünf Kilobyte groß ist, wird die Kapazität des Exchange-Servers deutlich verbessert.

Die automatische E-Mail-Archivierung stellt die Mitarbeiter von ihrer täglichen Verantwortung frei, über die Bedeutung einer jeden Mail zu entscheiden. In der Anwendung ändert sich für den Benutzer so gut wie nichts. Die Mail ist per Doppelklick auf den Link jederzeit zu öffnen. Archivierte E-Mails können aus dem Archiv-Speicher nicht gelöscht werden und bleiben stets im gesetzeskonformen, originalen Zustand. Verändert ein Anwender eine E-Mail oder deren Anhang, werden diese Dateien automatisch als neue Version erkannt und so abgelegt.

exchange@PAM verarbeitet ca. 25 Mails pro Sekunde. Die Konfiguration als Aktiv-/Passiv-Cluster ist möglich, um die Verfügbarkeit des Archiv-Servers zu erhöhen. Die Lösung ist in verschiedenen Sprachversionen erhältlich.

Notes-Benutzer müssen via Replikation offline auf Ihre E-Mails zugreifen können. Diese Besonderheit berücksichtigt H&S mit der Archivschnittstelle notes@PAM bei der Archivierung von Notes-Mails. Von allen E-Mails in der Journaling-Mailbox des Mail-Servers wird sofort eine Kopie archiviert. Parallel erhalten die Anwender die originale Mail unverändert in ihren Mailboxen. Dort werden die E-Mails und ihre Anhänge zeitgesteuert nach Größe, Alter und letztem Änderungsdatum in den Archiv-Speicher ausgelagert.

In der Notes-Datenbank am Server verbleibt ein Rumpfdokument. Dadurch wird die Notes-Datenbank deutlich entlastet und bietet wieder merklich schnellere Antwortzeiten. Die Attachments sind online per Webbrowser verfügbar.

notes@PAM ist auch für die Integration in andere Notes-Datenbanken, z.B. Diskussionsdatenbanken und Team Rooms, geeignet.

                   
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