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Die späte Archivierung werden Sie dann einsetzen, wenn Sie Papierarchive vermeiden
und Dokumente zu Buchungszeilen am Bildschirm aufrufen möchten.
Bei dieser Ablagemethode durchläuft das Dokument (z.B. eine Eingangsrechnung) den
Arbeitsprozess wie bisher in Papierform. Neu ist, dass der Sachbearbeiter am Beleg
einen Barcodesticker anbringt, der eine eindeutige Belegnummer repräsentiert.
Diese Belegnummer wird vom Sachbearbeiter in der jeweiligen SAP Anwendung im Buchungssatz
eingetragen.
In der Regel wird der Barcode mittels an der Tastatur angeschlossenen Lesestiftes
erfasst, interpretiert und automatisch mit der Buchungszeile gespeichert.
Ein ‘vertippen’ ist damit ausgeschlossen und Dokumente werden den Buchungssätzen
richtig zugeordnet..
Nach Erledigung des Geschäftsfalles werden die Belege mittels Scanner erfasst und
in
PAM for ERP basic archiviert. Der Wert des Barcodestickers wird gelesen und als
Referenzierung zum entsprechenden SAP Buchungssatz in der PAM for ERP basic
Dokumentenindex-Datenbank abgelegt. Benötigt nun der Sachbearbeiter zu einer Buchungszeile
das betreffende Dokument zur Einsichtnahme, so kann dieses direkt
in der führenden SAP Applikation aufgerufen und am Bildschirm dargestellt werden.
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