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Die Aufgabe von PAM-STORAGE DMS ist die Zusammenführung einzelner Dokumente in übersichtliche
elektronische Akten und
deren Verwaltung über den gesamten Lebenszyklus.
Virtuelle Akten und Ablagestrukturen.
PAM-STORAGE DMS nutzt die Schlagworte archivierter Dokumente, ergänzt diese mit
hinterlegten Organisationskriterien und erzeugt abteilungsspezifische digitale Akten.
In der Praxis bedeutet dies,
dass etwa eine Eingangsrechnungen im digitalen Kreditorenakt
und gleichzeitig im digitalen Beschaffungsakt
verfügbar ist.
Die Eingangsrechnung ist nur ein einziges Mal im Archiv abgelegt, kann aber von
unterschiedlichen Abteilungen genutzt werden.
Durch diese Technologie ist die Informationskonsistenz im
gesamten Unternehmen garantiert.
Versionierung
Das Versionsmanagement ist integrativer Bestandteil von
PAM-STORAGE DMS. Sobald archivierte Dokument oder deren Suchbegriffe verändert werden,
generiert PAM DMS automatisch
eine neue Dokumentenversion, die mit Datum, Uhrzeit und Autor
in der Historientabelle protokolliert wird. Selbstverständlich
können
alle Dokumentenversionen chronologisch aufgerufen werden.
Eine neuerliche
Änderung ist jedoch nur von der letztgültige
Version ausgehend, möglich.
Aufbewahrungsfristen
Bestimmte Dokumententypen, wie etwa Rechnungen müssen per Gesetzt über einen bestimmten
Zeitraum aufbewahrt werden.
PAM-STORAGE DMS verwaltet die Aufbewahrungsfristen und stellt damit sicher, dass
geschäftskritische Dokumente nicht vor Ablauf
von Fristen gelöscht
werden können.
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Organisation |
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Datenbankorientierte (Oracle und MS SQL) Organisation von Informationen und Dokumenten
in Strukturen wie virtuelle Akten, Verzeichnissen und Übersichten zur Visualisierung
in DMS Clients.
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Rechte/Rollen |
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Integriertes Berechtigungssystem bis auf Sachbearbeiter und Dokumentenebene. |
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Versionierung |
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Versionsmanagement zur Kontrolle unterschiedlicher Stände gleicher Information mit
Rückverfolgbarkeit auf Autorenebene. |
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Aufbewahrtungsfristen |
Automatische Fristenverwaltung
für Dokumente und Dokumenten-klassen.
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