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Die zentrale und komplette Sicht auf
ALLE geschäftskritischen Dokumente ist das
Ziel jeder ECM/DMS Architektur. Deshalb müssen auch Dateien/Dokumente, die mit
MS-Office Applikationen (z.B.: MS-Word) erzeugt
werden, in den elektronischen Akt einfließen.
Für die Ablage und Recherche von MS Office Dateien stehen zwei Wege offen
Archivierung mittels PlugIn für MS-Office: Nach Installation des PlugIn am Arbeitsplatz
findet der Anwender in seiner MS-Office Applikation (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)
eine neue Menüfunktion um aktuelle Dateien im PAM HSM Archiv abzulegen. Diese Methode
kann mit der bekannten Funktion ‘Safe as ...’ verglichen werden. Nach Wahl der Menüfunktion
wird dem Sachbearbeiter ein Bildschirmformular zur Verschlagwortung angeboten. Dieses
entsprechend ausgefüllt, führt sofort zur Ablage im zentralen Archiv.
Das Archivformular
wird natürlich auch genutzt, um archivierte Dateien aus dem elektronischen Archiv
auszulesen, wobei in diesem Fall die bereitgestellte Datei im Archiv für andere Sachbearbeiter mit einer Bearbeitungssperre versehen wird (CheckOut). |
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