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Zur zeitnahen und konsistenten Bearbeitung von Geschäftsfällen steht die PAM-STORAGE
DMS Workflowerweiterung zur Verfügung. PAM-STORAGE WFL unterstützt die Methode ‘Production
Workflow’, der auf Basis vordefinierter Abläufe die Prozesse steuert und dem ‘ad-hoc-
Workflow’, bei dem der Anwender selbst zur Laufzeit den Ablauf des Prozesses beeinflusst.
Typische Anwendungsbereiche
für PAM-STORAGE Workflow sind:
Eingangspost
Einem zentral gescannten Dokument (z.B. elektr. Posteingang)
wird der Abteilungsname oder Sachbearbeiter zugewiesen und
danach dem Post Workflow übergeben. Mitarbeiter erhalten nun
auf elektronischem Weg die tägliche Post. Diese kann im digitalen
Akt eingeordnet, oder, verbunden mit einer neuen Aufgabe,
einem vordefinierten Bearbeitungsworkflow übergeben werden.
Rechnungsgenehmigung
Gescannte Eingangsrechnungen werden von der Buchhaltung
via Workflow an die entsprechende Fachabteilung zur Prüfung
übermittelt. Die Fachabteilung kann die Rechnung nun zur Zahlung
freigeben oder ablehnen. Um nach Akten oder Dokumenten zu
suchen, stellen wir dem Anwender bedarfsgerechte Suchformulare zur Verfügung. Diese
Formulare werden gemeinsam mit dem
Kunden im Rahmen der Implementierung auf die exakten
Bedürfnisse hin angepasst. Aktuelle angezeigte Akten können
mit neuen Dokumenten ergänzt, ausgedruckt oder bearbeitet
werden.
Interne Administration
PAM-STORAGE WFL ist auch hervorragend zur Abbildung interner administrativer Prozesse
geeignet. So können beispielsweise
Urlaubs-oder Dienstreiseanträge via Workflow den Genehmi-
gungsprozess durchlaufen.
Elektronische Formulare
Formulare zählen im Büroalltag zu den bewährten, weil kognitiven
Organisationsmitteln. Man muss nicht über Formulierungen nach-
denken und braucht nur Formularzonen ausfüllen bzw. ankreuzen.
Das Erscheinungsbild ist immer gleich und der Inhalt schnell
erfasst. Dieses Organisationsmittel haben wir in PAM-STORAGE
WFL von Papier auf elektronische Formulare portiert. Das Aussehen elektronischer
Formulare ist nahezu gleich wie jenes der gewohnten papiergebundenen und das Ausfüllen
am Bildschirm so einfach wie mit einem Kugelschreiber. Mehr noch: Häufig benötigte
Texte oder Adressen können ‘dropdown’ aus einer Liste gewählt und über-
nommen werden. Routinearbeit geht so noch schneller von der
Hand. |
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Workflow Kernfunktionen |
Empfangen, Verwalten, Visualisieren und Weiterleiten
von Aufgaben inklusive der zur Bearbeitung erforderlichen Informationen, Dokumente
und Formulare.
Paralleles und sequentielles Bearbeiten von Vorgängen einschließlich Mitzeichnung
durch weitere Mitarbeiter.
Wiedervorlage, Fristen, Delegation und diverse Verwaltungs-funktionalitäten.
Aufzeichnung und Protokollierung der Bearbeitungsstände, Laufwege und Ergebnisse. |
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Workflow Regelwerk |
Regelbasierender Workflow:
Dokumentenlenkung durch Auswertung der vom Anwender
im Formular erfassten Daten.
ad Hoc Workflow:
Anwenderseitige Beinflussung
des regelbasierenden Workflow-
prozesses zur Laufzeit durch Weiterleitung an beliebige Person oder Personengruppe.
Workfloweigenschaften: Plausibilitätsprüfung der Anwendereingaben vor Einleitung
des nächsten Teilprozesses.
Entscheidungsverfahren:
Qualitativ (wenn Feldinhalt x=y, dann weiter an z)
Quantitativ (wenn Anzahl offener Aufgaben Person x >= y dann weiterleiten der
Aufgabe an Person oder Personengruppe z).
Stellvertreterautomatik: Automatisches Weiterleiten
neuer und unerledigter Aufgaben entsprechend Abwesenheitseintrag
des Sachbearbeiters.
Hilfsmittel Elektronische Formulare zur Ablösung interner papierge-
bundener Vordrucke. |
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