Männer im OLYMP

Drei Jahre E-Mail Archivierung bei führendem Hemden, Krawatten und Polo Hersteller

In OLYMP lebt die große Tradition der deutschen Textilindustrie fort. Mit einem klaren Fokus auf hochwertige Hemden, Krawatten und Polos erzielt das Unternehmen im Jahr 2008 einen Umsatz von 109,4 Mio. €. 387 Mitarbeiter in Deutschland, rund 3000 Mitarbeiter in den weltweiten Produktionsstätten und 6.700.000 Teile, die pro Jahr gefertigt und über den Textilhandel vermarktet werden, sind weitere Kennzahlen zu OLYMP. Die Herausforderung OLYMP verteilt sämtliche ein- und ausgehenden E-Mails in Abteilungsordner („öffentliche Ordner“). Damit haben die Mitarbeiter einer Abteilung den vollen Überblick über alle Vorgänge und können sich jederzeit gegenseitig vertreten. Diese ‘öffentlichen Ordner’ sollen automatisch revisionssicher archiviert werden. Die IT-Abteilung von OLYMP muss die Möglichkeit haben, die Archivierung mittels eines flexiblen Regelwerks genau an die Anforderungen der Abteilungen anzupassen. Das System muss nach der erstmaligen Einrichtung mit minimalem Betreuungs- und Wartungsaufwand funktionieren. Für die Mitarbeiter soll sich möglichst wenig ändern und es soll kein Schulungsbedarf entstehen. Die Lösung Mitarbeiter von OLYMP nutzen wie gewohnt ihre E-Mail Applikation, um auf archivierte E-Mails zuzugreifen. Seit der Installation im Jahre 2006 wurden fast 3 Mio einund ausgehende E-Mails auf NetApp Filer und aus Sicherheitsgründen, zusätzlich in einer ASM Jukebox archiviert. Durch die, in PAM for EXCHANGE integrierte Single Instance Store Technologie, werden E-Mails die an mehrere Empfänger gerichtet sind, nur ein einziges Mal im Archiv abgelegt. Der Speicherbedarf im Archiv konnte so von knapp 400 GB auf 136 GB eingedampft werden. Im Rahmen des Gesamtprojekte betrug die Projektlaufzeit für das Teilprodukt E-Mail Archivierung ganze zwei Tage. Das Fazit nach inzwischen fast 3 Jahren der Nutzung ist uneingeschränkt positiv. OLYMP setzt neben der E-Mail Archivierung auch die DMS-Lösung ‘PAM-STORAGE’ von H&S ein, sodass auch hinsichtlich der Zusammenarbeit mit und der Betreuung durch die H&S eine uneingeschränkt positive Aussage getroffen werden kann. "E-Mails haben für unsere Mitarbeiter in den letzten Jahren stark an Bedeutung zugenommen. Zudem werden vermehrt steuerrelevante Daten per E-Mail kommuniziert und sind somit revisionssicher zu archivieren. Mit Heilig & Schubert haben wir einen Partner gefunden, mit dessen Produkte wir dieser Anforderung gerecht werden und unseren Mitarbeitern eine schnelle Suche zur Verfügung stellen können. Durch die vollständige Integration in Outlook entstand zudem kein Schulungsaufwand. Thomas Gerlach, Projektleiter DMS bei OLYMP Bezner GmbH & Co. KG

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