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Aufbewahrungspflichtige Dokumente, zu denen auch E-Mails zählen, können mit einem zweistufigen Löschschutz versehen
werden. Dieser stellt sicher, dass archivierte Dokumente und E-Mails und nicht vor Ablauf der gesetzten
Frist aus dem Archiv gelöscht werden können.
Journalarchivierung
Die absolute Sicherheit im E-Mail Umfaled wird mit der
Archivierung der Lotus Notes Journaldatenbank erreicht.
Bei dieser Methode wird jede E-Mail vor der Zustellung in eine spezielle Datenbank
kopiert. Auf diese Datenbank haben nur speziell berechtigte Administratoren Zugriff.
Aus dieser Datenbank erfolgt die Archivierung zeitnah bei Eintreffen am Domino Server.
In Verbindung mit revisionssicheren Medien wie WORM, UDO, EMC Centera, NetApp Systeme
mit Snaplock und IBM Tivoli. sind Manipulationen unmöglich.
Zur Langzeitarchivierung können E-Mails und Dokumente zusätzlich zum DXL Format, auch im TXT
oder HTML Format gespeichert werden. Verschlüsselte oder signierte Mails werden
im
nsf-Format archiviert.
eDiscovery für Governance & Compliance
Die eDiscovery-Funktionalität wurde speziell zur Erfüllung von Governance- und Compliance
Richtlinien entwickelt und unterstützt Auditoren bei deren Aufgaben.
Ein integriertes Monitoringsystem protokolliert alle Archivzugriffe und Transaktionen
zu wählbaren Empfängern und Empfängergruppen. Berechtigte Auditoren haben damit
ein beweiskräftiges Tool an der Hand, um nachvollziehen zu können, zu welchem Zeitpunkt
E-Mails archiviert wurden und wann wie oft von wem auf diese zugegriffen wurde.
Zur Auswertung relevanter E-Mails ist ein Export ausgewählter E-Mails auf externe
Datenträger möglich.
Exportiert werden sowohl die Inhalte (E-Mail plus Attachment) als auch die Suchparameter
und die Mailattribute. Die Recherche für den Export erfolgt über eine Webapplikation
die Zugriff auf alle im Archiv befindlichen Elemente erlaubt. Auch eine übergreifende
Kombination von mehreren Applikationen – PAM for NOTES Elementen und PAM for FILES
Elementen ist möglich. Das System ist für Enterprise-Kunden ausgelegt und kann für
ein beliebiges Datenaufkommen konfiguriert werden, zum Beispiel für große Konzerne
mit Millionen von E-Mails im Monat und mehrere Mandanten.
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